Assistant·e office manager

By Friday May 21st, 2021

Oslandia

Oslandia est une société de service en informatique spécialisée dans les logiciels de système d’information géographique opensource. SAS générant un chiffre d’affaires d’environ 1,6 M€, Oslandia organise son activité autour de 4 types de prestations : conseil, développement, support et formation. Forte de 11 années d’existence, la société compte aujourd’hui 16 collaborateurs, dont 11 de profil ingénieurs-développeurs, répartis en télétravail sur toute la France. L’organisation interne et le modèle managérial de l’entreprise reposent à la fois sur une forte autonomie des collaborateurs et un modèle collaboratif à distance approfondi induisant une implication individuelle forte dans le projet d’entreprise. Valeurs de l’open source, excellence technique, transparence, entraide et cohésion d’équipe font partie des ingrédients forts de la culture d’entreprise.

Oslandia dispose de plusieurs fonctions supports dont une chief office manager et une collaboratrice en contrat de professionnalisation en alternance. Ces fonctions support sont complétées par plusieurs rôles contribuant au pilotage et à l’organisation de l’activité : responsable avant-vente, responsable de production et responsable planification.

Nous recherchons

Oslandia recherche un.e assistant.e office manager à temps plein basé.e sur la région Lyonnaise ou IDF.

Missions confiées

Vous serez amené.e à travailler en étroite collaboration avec la Chief officer manager basée sur la région Parisienne, sur les missions décrites ci-dessous. Le poste est en 100 % télétravail avec possibilité de coworking ponctuellement.

Gestion des services généraux

  • Qualification et affectation des appels et mails entrants ;
  • Gestion du courrier (scan, classement, …) ;
  • Gestion administratives : location de salle de formation, achats et gestion des stocks ;
  • Organisation logistique de séminaires et événements.

Gestion comptable

  • Relations clients et fournisseurs ;
  • Facturation, relance, encaissement ;
  • Saisie des factures d’achats (en relation avec le cabinet comptable) ;
  • Suivi des immobilisations ;
  • Pointage bancaire ;
  • Gestion administrative de l’activité formation d’Oslandia (définition du besoin, courriers, …).

Gestion administrative du personnel

  • Préparation des éléments variables de la paie, en relation avec le cabinet en charge de la gestion de la paie de la société ;
  • Suivi des absences (rtt, maladie, congés …) ;
  • Suivi des visites médicales ;
  • Suivi des habilitations électriques ;
  • Traitement des notes de frais des collaborateurs ;
  • Suivi des adhésions Mutuelle et Prévoyance d’entreprise ;
  • Mise à jour des dossiers individuels (RIB, changement d’adresse, …) ;
  • Gestion administratives des nouveaux arrivants et des départs de collaborateurs.

Compétences recherchées

Au-delà de votre formation (Niveau BAC ou BAC+2 Comptabilité/Gestion/Administratif), nous serons davantage attentifs aux compétences acquises par l’expérience dans des fonctions proches ou similaires.

  • Travail à distance
  • Administration du personnel
  • Comptabilité
  • Maîtrise des logiciels bureautiques

Qualités humaines recherchées

  • Organisation
  • Rigueur
  • Autonomie
  • Sens du service
  • Capacité à gérer plusieurs projets en même temps
  • Réactivité et gestion des priorités

Conditions :

  • CDI en 100 % télétravail avec possibilité de coworking
  • Temps plein possibilité de temps partiel 80 %
  • Rémunération entre 22 et 35 K€ annuels en fonction du profil et de l’expérience

Nous offrons

Oslandia est une société au modèle organisationnel atypique, avec des valeurs affirmées et une cohérence forte entre son objectif de développement des outils OpenSource et son mode de fonctionnement interne.

Nous offrons un pack de rémunération composé notamment des aspects suivants :

  • Salaire en fonction de l’expérience
  • Transparence salariale interne
  • Accord d’intéressement collectif
  • Mutuelle d’entreprise fortement couvrante intégrant les ayant-droits prise en charge à 75% par l’entreprise

Candidater

Envoyez votre candidature (CV et Lettre de motivation) avant le 15/06/2021 à jobs+OSL2105A@oslandia.com et indiquer la référence OSL2105A

Poste à pourvoir rapidement